Donnerstag, 02. September 2010

Die Deutsche Post DHL betreibt bereits seit vielen Jahren aktives Ideenmanagement. Im Jahr 2007 wurden über 200.000 Ideen eingereicht, der Jahresnutzen für das Unternehmen betrug ca. 257 Millionen Euro. Mit Hilfe von Such- und Kategorisierungslösungen der IntraFind AG wurde die Effizienz des Ideenmanagements der Deutschen Post DHL unter folgenden Zielsetzungen optimiert.

Ausgangssituation

Die Deutsche Post DHL bietet ihren Kunden Produkte und Dienstleistungen im Bereich Logistik und Kommunikation und beschäftigt mehr als 500.000 Mitarbeiter weltweit. Seit Einführung des Ideenmanagements stieg die Anzahl der von Mitarbeitern eingereichten Ideen jährlich um ein Vielfaches an.

Zur Bearbeitung der Verbesserungsvorschläge wurde eine workflow-basierte Lösung eingesetzt, die dem Stand der Technik entsprach, im Laufe der Zeit jedoch Optimierungspotenzial deutlich werden ließ:

• Enorme Arbeitsbelastung für die Spezialisten durch manuellen Pflegeaufwand von Themengebieten und verantwortlichen Entscheidern, denen die eingereichten Verbesserungsvorschläge zugeordnet wurden
• Fehleranfälligkeit der Suche nach bereits eingereichten Verbesserungsvorschlägen (basierend auf Stichworten)
• Fehler in der Zuordnung von Verbesserungsvorschlägen zu Gutachtern (basierend auf Wortvergleichen)
  Vor allem die oftmals notwendige Mehrfachsuche nach Gutachtern führte zu Akzeptanzproblemen auf Seiten der Mitarbeiter sowie zu deren sinkender Motivation, sich aktiv mit Ideen zu beteiligen.

Lösung

Mit Hilfe von Such- und Kategorisierungslösungen der IntraFind AG wurde die Effizienz des Ideenmanagements der Deutschen Post DHL unter folgenden Zielsetzungen optimiert:

• Zuverlässige und korrekte Zuordnung eines Verbesserungsvorschlags zu einem Thema und damit zu einem Experten, der den Verbesserungsvorschlag fachlich bewerten kann
• Sofortiger Hinweis auf bereits eingereichte, inhaltlich ähnliche Verbesserungsvorschläge
• Steigerung der Akzeptanz des Systems durch schnelleres, qualifiziertes Feedback an den Ideengeber und durch eine stark gestiegene Anzahl korrekt weitergeleiteter Verbesserungsvorschläge an die Experten für den jeweiligen Themenbereich
• Sicherstellung der Beantwortung aller Vorschläge innerhalb einer definierten Frist

Nutzen

Durch den Einsatz der neuen Lösung konnte der gesamte Prozessablauf qualitativ deutlich verbessert werden. In der Praxis bedeutet dies einen erheblichen Mehrwert für alle Mitarbeiter der Deutschen Post DHL:

• Die Mitarbeiter der Abteilung Ideenmanagement können effektiver für Prozessverbesserungen statt für die manuelle Pflege des Themenspektrums und der im System hinterlegten Entscheider eingesetzt werden. Ihre Arbeitsmotivation nahm seit Einführung der neuen Lösung deutlich zu.  
• Die Anzahl der Doppeleingaben von Ideen konnte durch den Einsatz der neuen Lösung um 80% reduziert werden. Der Prozess wird so entschlackt und weniger Kapazität der Gutachter gebunden.
• Die Prozess-Durchlaufzeit komplexer Verbesserungsvorschläge konnte durch das korrekte Routing an den geeigneten Experten und Gutachter um 50% verkürzt werden.
• Mit dem neuen Prozess wurde sichergestellt, dass in jedem Fall ein zeitnahes Feedback an den Ideengeber erfolgt, wodurch die Mitarbeiter der Deutschen Post DHL stärker motiviert wurden, neue Ideen einzureichen.

Quelle: http://www.intrafind.de/index.php?fuseaction=home.main&page_ID=81